Early to Rise AB Logo

,

Lättare att göra rätt (saker) med Eisenhowermatrisen

Prioritera dina arbetsuppgifter med Eisenhower-modellen

Springer du omkring och släcker bränder? Kommer du inte framåt med de projekt som är viktiga för dig? Har du svårt att säga ”nej”? Då låter det som att du med ganska enkla medel kan du göra stora förbättringar i din produktivitet och ditt välbefinnande.

Det finns många olika modeller och verktyg som kan hjälpa oss att bli mer effektiva och produktiva – Eisenhowermatrisen är en av dem. I all sin enkelhet är den smått genialisk, anser jag.

Jag rekommenderar dig att börja använda matrisen om något av nedanstående stämmer in:

  • Du springer omkring släcker bränder hela dagen.
  • Du är har en fullbokad kalender och är upptagen, men känner inte att det du gör inte har så stor inverkan; du jobbar med ”busy work”.
  • Du har långsiktiga mål men saknar tid eller energi att göra framsteg på dem.
  • Du har svårt att delegera och/eller säga nej. Att säga ”nej” innebär i praktiken att du kan säga ”ja” till något annat. För att delegera behöver du någon att delegera till, förstås.

Med hjälp av matrisen kan du sortera dina tankar och arbetsuppgifter så att det blir enklare att fokusera på det som är viktigt för dig och ditt företag.

Två frågor som gör stor skillnad

När jag jobbade som produktmarknadschef på Océ (numera Canon) så arbetade jag nära säljarna. Vi satt i samma kontorslandskap så det var väldigt lätt för dem att komma med inspel och önskemål. I regel var det väldigt bra och relevanta saker, ska tilläggas, men emellanåt blev det lite ”mycket”.

För att undvika att bli överväldigad och för att undvika att bli en ”ja-sägande assistent” satte jag upp en bild på Eisenhowermatrisen. När säljarna kom med  önskemål, särskilt om jag upplevde dem som lite vaga och luddiga, pekade jag på modellen och frågade ”Är det bråttom att ordna detta? Hur viktigt är det?”. Ofta visade det sig att det inte var särskilt bråttom och många gånger inte så viktigt heller.

Genom att ställa två enkla frågor så blev det lättare att planera och prioritera min tid.

Genom att ställa två enkla frågor så blev det lättare att planera och prioritera min tid. Jag tror också att det inger ”kollegial och professionell respekt” att ställa motkrav, att inte alltid vara så service minded.

Få mer gjort och kom närmare dina mål med Eisenhowermatrisen
Eisenhowermodellens fyra kvadranter. Du vill helst befinna dig i "viktigt, inte brådskande"

Modellens uppbyggnad

Eisenhowermodellen är uppdelad i fyra kvadranter utifrån två axlar: brådskande och viktigt.

Brådskande uppgifter

Brådskande uppgifter kräver omedelbar handling. Det är synliga problem som kräver omedelbar uppmärksamhet – PRONTO.

Brådskande ärenden har ofta tydliga konsekvenser om du inte utför dem. De är i regel är ofrånkomliga, men om du tillbringar för mycket tid med att släcka bränder är risken stor att du upplever en hel del stress, något som i förlängningen kan leda till utmattning.

Genom att arbete med kniven mot strupen finns också en risk att kvaliteten på dina leveranser blir lidande.

Viktiga uppgifter

Viktiga uppgifter är de som bidrar till att nå dina långsiktiga mål och värderingar. De kräver i regel mer planering och noggrant handlande.

När du fokuserar på viktiga ärenden kan man säga att du hanterar du din tid, energi och uppmärksamhet mer effektivt, istället för att slösaktigt använda dem.

Vad som är viktigt är subjektivt och beror på dina egna värderingar och mål.

Kommer du närmare dina mål?

Ibland är det svårt att avgöra om en uppgift är viktig eller inte. Det kan därför vara bra att ta en funderare och se om uppgiften hjälper dig att nå dina långsiktiga mål och om det är något som är absolut nödvändigt att göra?

Detta förutsätter förstås att du vet vilka dina långsikta mål är.

Fyra sätt att sortera arbetsuppgifter

Genom att kombinera brådskande och viktigt får vi en 2×2-matris: viktigt och brådskande, viktigt men inte brådskande, inte viktigt men brådskande och inte viktigt och inte brådskande. Varje uppgift kan sedan placeras in i en av dessa kvadranter.

Viktigt och brådskande – Just do it

Uppgifter som är viktiga och brådskande bör prioriteras och göras först, eftersom de är angelägna och betydelsefulla. Här är det bara att kavla upp ärmarna och ”just effing do it”.

Exempel på arbetsuppgifter:

  • Att hantera en kritisk kundreklamation
  • Att delta i ett viktigt möte med en stor klient
  • Att skicka in en viktig offert eller ansökan innan deadline

Viktigt men inte brådskande – schemalägg det

Uppgifter som är viktiga men inte brådskande ska planeras in för en senare tidpunkt, eftersom de är viktiga men inte lika brådskande. En fara med dessa uppgifter är att de ofta saknar en deadline och det blir dessvärre ganska enkelt att nedprioritera dessa för mer brådskande uppgifter. Så fram med kalendern eller todo-listan och avsätt tid för denna typ av arbetsuppgifter.

Exempel på arbetsuppgifter:

  • Att utveckla dina färdigheter och kompetenser
  • Att planera en kommande kampanj eller event
  • Att skapa en långsiktig strategi och planering för företaget

Enligt Dave Allen’s ”Getting Things Done” så kan det vara en idé att utföra uppgifter som är viktiga men inte brådskande om det tar mindre än två minuter att utföra. Han menar att det går snabbare än att schemalägga.

Brådskande, men inte viktigt – delegera

Uppgifter som är brådskande men inte viktiga bör du delegera eller avbryta, eftersom de inte är viktiga men tar tid. Detta förutsätter förstås att du har någon att delegera till. Genom att automatisera delar av din verksamhet kan du ”delegera till tekniken” eller anlita en virtuell assistent.

Exempel på arbetsuppgifter:

  • Att svara på irrelevanta e-postmeddelanden
  • Att delta i ett möte som inte är avgörande för ett projekt (eller som inte för dig närmare dina långsiktiga mål)
  • Att utföra uppgifter som kan deltagares till någon annan

För att undivka att fastna alltför ofta och länge i denna kvadrant kan det vara bra att stänga av notfikationer på din telefon och dator, så att du inte blir störd i onödan och så att du inte fyller på med ytterligare brådskande men oviktiga uppgifter.

Ett annat bra tips, om du blir ombedd av någon annan att utföra en uppgift, är att kommunicera hur mycket tid du kan lägga på den; det skapar rimligare förväntningar på din leverans.

Inte viktigt, inte brådskande – undvik

Uppgifter som inte är viktiga eller brådskande ska undvikas, eftersom de inte tar dig närmare dina mål och de tar tid och fokus från andra arbetsuppgifter.

Exempel på arbetsuppgifter:

  • Att titta på sociala medier under arbetstid
  • Att delta i en oviktig chattgrupp eller ett oviktigt möte
  • Att surfa runt på nätet utan något specifikt syfte.

Här brukar jag emellanåt vara lite frikostig med min tolkning, för att slösurfa kan vara ett sätt att ta en paus från en mer krävande arbetsuppgift, men i lagom mängd.

Kan även användas på jobbet och hemma

Eisenhowermatrisen kan användas i både privat och professionell sammanhang. Privat kan du anävnda den för att hantera sysslorna runt hemmet, planera och organisera personliga mål och projekt.

Har du barn som bor hemma kan du med fördel delegera enklare sysslor till dem.

Sammanfattningsvis

Sammantaget är Eisenhowermatrisen en enkel men effektiv modell som kan hjälpa oss att hantera tid och uppgifter på ett mer effektivt sätt. Genom att använda modellen kan vi sätta fokus på det som är viktigt och brådskande, planera in viktiga men inte brådskande uppgifter, delegera eller avbryta inte viktiga men brådskande uppgifter och undvika inte viktiga och inte brådskande uppgifter.

Relaterade inlägg

Coach Marknadsföring, early to rise erbjuder coaching

Behöver du en coach i marknadsföring?

Är du företagare, entreprenör eller marknadsföringsansvarig och letar efter sätt att förbättra din marknadsföringsstrategi, öka försäljningen och bygga ett starkare varumärke? En marknadsföringscoach kan hjälpa

Läs mer »
Relansering av en produkt

Relansering av en produkt

En produktrelansering innebär att en redan existerande produkt lanseras igen, oftast med någon form av förbättring eller uppdatering. Syftet med en relansering är att återuppliva

Läs mer »

Innehåll

Populära inlägg